【現役駐在員が紹介】ビジネスで英語メールを送るときに気を付けるフォーマルな言い回し特選

お客さんに英語メール送らないといけないけど、丁寧な文章を作りたい。

いざ、英語でメールを書こうとすると、どうしてもカジュアルな雰囲気な文章になってしまいますよね。

「Thank you for ～」や「How are you？」ってよく使いますが、

これらのワードは日常生活で使う単語であり、ビジネスの場面としては相応しくありません。

駐在王

フォーマルな文章は、相手への印象も良くなるぞ。しっかり身につけておこう！

メールでのビジネス英語：例文

早速ですが、まずは例文を見てみましょう。

カジュアルな例文

フォーマルな例文

どう感じましたか？

フォーマルな文章のほうが、非常に丁寧で好意的に読めますよね。

英語のボキャブラリーが少ない人はカジュアルな文章を書いてしまいがちです。

相手によっては、気分を害してしまうかもしれません。

様々な言い回しを覚えて、英語での正しいビジネスメールを身につけましょう。

駐在王

フォーマルな文章を書くことができれば、君の英語能力も向上するぞ！

ビジネス英語でフォーマルなメールを送る必要性

• 相手に好印象を持たれる
• 丁寧なメールを送る人は、仕事も丁寧と感じてもらえる
• 信頼感が生まれる相手に好印象を持たれる
• 丁寧なメールを送る人は、仕事も丁寧と感じてもらえる

駐在王

面識がない人、年齢が離れている人にはフォーマルな言い回し、日常的に会話している相手なら少しカジュアルにするなど、相手によって言い回しを変えよう。

英語で自己紹介するときには、英語の自己紹介挨拶の記事で解説しています。

2021年6月30日【海外赴任の挨拶】英語の自己紹介スピーチを例文付きで紹介

ビジネス英語　メールの書き方

では、早速比較しながら、フォーマルな言い回しを覚えていきましょう。

緑ライン＝カジュアル、黄ライン＝フォーマル

1.冒頭・拝啓

Hi, Helloはインフォーマルな冒頭あいさつになりますので、Dearをつけましょう。

Dearは親愛なるという意味になりますが、面識のない人へメールする場合の冒頭として好まれます。

2.名前の敬称

Dear Mr.○○、Dear Ms.○○が良いでしょう。

男性に対しては、Mr.でOKですが、女性に対しては敬称を使う場合は少し注意が必要です。

未婚の場合はMiss、既婚の場合はMrs.

ただし、ビジネスの場面では既婚かどうかは関係ありませんので、一般的な女性を示すMs.で問題ないでしょう。

日系文化が根付いている会社であれば、Dear ○○ sanを使っても良いですが、フォーマルな場面であれば、しっかり敬称を使うべきです。

3.挨拶

日本では「お世話になります。」が一般的ですね。

「How are you?」はあまりにもカジュアルなので控えた方がいいでしょう。

「お元気でしょうか？体調に変わりありませんか？」

・I hope you are doing well.

・I hope you and your family are doing well.

・Hope you are staying safe and healthy.

4.お礼

メールの返信のお礼や、仕事のお礼などを言う表現です。

「Thank you for ～」は比較的カジュアルないいまわしですので、Appreciateの表現を使うと良いでしょう。

あなたのメールの返信に感謝します。

・I appreciate your kindly reply.

あなたの仕事に感謝します。

・Your working is appreciated.

5.依頼

相手にお願いする場合、カジュアルな場合は、「I ask you to～」などで表現しますが、

フォーマルな言い回しも覚えておきましょう。

I request you to ～は非常に直接的な言い分なので、避けた方がいいでしょう。

「回答をお願いできますでしょうか？」

・Could you answer ～？

・Would you answer ～？

さらに丁寧にするならば、Please を入れましょう。

・Could/Would you please answer ～？

少し遠まわしに

・Would you mind if I request you to answer ～？

・Please let me request you to～?

非常に丁寧に

・It would be appreciated if you could answer ～？

～したいという表現の「Want to」、これもインフォーマルな言葉です。

「I would like to ～」に言い回しましょう。

6.謝罪

謝罪する場面では、確実にフォーマルな表現をすべきでしょう。

「I am sorry～」はカジュアルなので、言い合わしを覚えましょう。

・I would like to apologize for ～

・I will make sure that it will not be happened again.

7.結び・敬具

日本語で言う「宜しくお願い致します。」に当たる部分です。

これも、「Thank you」 ではあまりにもカジュアルですので、言い回しを覚えましょう。

・Best regards.

・Yours sincerely.

8.その他：省略形

よく会話でき使う省略形は、メールに書く場合は正しい形に置き換えましょう。

代表的なのは

・wanna =want to

・Gonna=going to

・Gotta =have to

これらはくだけた 表現ですので、メール以外でもフォーマルな打ち合わせなどでは使わない方がよいでしょう。