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【現役駐在員が紹介】ビジネスで英語メールを送るときに気を付けるフォーマルな言い回し特選

お客さんに英語メール送らないといけないけど、丁寧な文章を作りたい。

いざ、英語でメールを書こうとすると、どうしてもカジュアルな雰囲気な文章になってしまいますよね。

Thank you for ~How are you?ってよく使いますが、

これらのワードは日常生活で使う単語であり、ビジネスの場面としては相応しくありません。

駐在王
駐在王

フォーマルな文章は、相手への印象も良くなるぞ。しっかり身につけておこう!

今回の記事

ビジネスにふさわしい英語メールの言い回しをご紹介

メールでのビジネス英語:例文

早速ですが、まずは例文を見てみましょう。

日本語原文

はい、きまぐりまんさん、元気?

お返事ありがとう。

依頼事項に不備がありまして、すいませんでした。

追加でお願い事項ですが、明日までに英語の教材を届けてもらえますか?

よろしくお願いします。

カジュアルな例文

Hi Kimaguriman san, how are you?

Thank you for your reply.

I am sorry for lacking information.

I request you to delivery your English book within tomorrow.

Thanks.

フォーマルな例文

Dear Mr.Kimaguriman

I hope you and your family are doing well.

I appreciate your kindly reply.

I would like to apologize that I couldn’t explain enough.

Would you mind if I request you to deliver your English book?

It would be appreciated you could do within tomorrow.

Best regards.

どう感じましたか?

フォーマルな文章のほうが、非常に丁寧で好意的に読めますよね。

英語のボキャブラリーが少ない人はカジュアルな文章を書いてしまいがちです。

相手によっては、気分を害してしまうかもしれません。

様々な言い回しを覚えて、英語での正しいビジネスメールを身につけましょう。

駐在王
駐在王

フォーマルな文章を書くことができれば、君の英語能力も向上するぞ!

ビジネス英語でフォーマルなメールを送る必要性

  • 相手に好印象を持たれる
  • 丁寧なメールを送る人は、仕事も丁寧と感じてもらえる
  • 信頼感が生まれる相手に好印象を持たれる
  • 丁寧なメールを送る人は、仕事も丁寧と感じてもらえる
駐在王
駐在王

面識がない人、年齢が離れている人にはフォーマルな言い回し、日常的に会話している相手なら少しカジュアルにするなど、相手によって言い回しを変えよう。

英語で自己紹介するときには、英語の自己紹介挨拶の記事で解説しています。

英語で自己紹介【海外赴任の挨拶】英語の自己紹介スピーチを例文付きで紹介

ビジネス英語 メールの書き方

では、早速比較しながら、フォーマルな言い回しを覚えていきましょう。

緑ライン=カジュアル黄ライン=フォーマル

1.冒頭・拝啓

Hi, Helloはインフォーマルな冒頭あいさつになりますので、Dearをつけましょう。

Dearは親愛なるという意味になりますが、面識のない人へメールする場合の冒頭として好まれます。

2.名前の敬称

Dear Mr.○○、Dear Ms.○○が良いでしょう。

男性に対しては、Mr.でOKですが、女性に対しては敬称を使う場合は少し注意が必要です。

未婚の場合はMiss、既婚の場合はMrs.

ただし、ビジネスの場面では既婚かどうかは関係ありませんので、一般的な女性を示すMs.で問題ないでしょう。

日系文化が根付いている会社であれば、Dear ○○ sanを使っても良いですが、フォーマルな場面であれば、しっかり敬称を使うべきです。

3.挨拶

日本では「お世話になります。」が一般的ですね。

How are you?」はあまりにもカジュアルなので控えた方がいいでしょう。

「お元気でしょうか?体調に変わりありませんか?」

I hope you are doing well.

I hope you and your family are doing well.

Hope you are staying safe and healthy.

4.お礼

メールの返信のお礼や、仕事のお礼などを言う表現です。

Thank you for ~」は比較的カジュアルないいまわしですので、Appreciateの表現を使うと良いでしょう。

あなたのメールの返信に感謝します。

I appreciate your kindly reply.

あなたの仕事に感謝します。

Your working is appreciated.

5.依頼

相手にお願いする場合、カジュアルな場合は、「I ask you to~」などで表現しますが、

フォーマルな言い回しも覚えておきましょう。

I request you to ~は非常に直接的な言い分なので、避けた方がいいでしょう。

「回答をお願いできますでしょうか?」

Could you answer ~?

Would you answer ~?

さらに丁寧にするならば、Please を入れましょう。

Could/Would you please answer ~?

少し遠まわしに

Would you mind if I request you to answer ~?

Please let me request you to~?

非常に丁寧に

It would be appreciated if you could answer ~?

~したいという表現の「Want to」、これもインフォーマルな言葉です。

I would like to ~」に言い回しましょう。

6.謝罪

謝罪する場面では、確実にフォーマルな表現をすべきでしょう。

I am sorry~」はカジュアルなので、言い合わしを覚えましょう。

I would like to apologize for ~

I will make sure that it will not be happened again.

7.結び・敬具

日本語で言う「宜しくお願い致します。」に当たる部分です。

これも、「Thank you」 ではあまりにもカジュアルですので、言い回しを覚えましょう。

Best regards.

Yours sincerely.

8.その他:省略形

よく会話でき使う省略形は、メールに書く場合は正しい形に置き換えましょう。

代表的なのは

wanna =want to

Gonna=going to

Gotta =have to

これらはくだけた 表現ですので、メール以外でもフォーマルな打ち合わせなどでは使わない方がよいでしょう。

記事のまとめ

・直接的な表現を避けると、相手も受け入れやすいメールを書くことができるので、言い回し表現を使う

・カジュアルな単語と、フォーマルな単語を区別し、正しい単語を使う

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