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英語で議事録の書き方!例文+テンプレート付きで解説

英語で議事録の書き方

質問者
質問者

英語で議事録を書いたことがないから、教えて!

海外で仕事をする上で、欠かせないのは議事録です。

日本よりも契約社会の色合いが強い海外では、議事録を書くのは必要不可欠の業務です。

たかが議事録だと思っていると、大きなミスになりかねませんので、ここでは議事録のスキルをしっかり身につけましょう。

海外で仕事をする上での議事録の重要性

英語で議事録を書く

海外は契約社会である

日本で仕事をする上で契約社会という言葉は聞きなれませんが、特に欧米は契約を重視します。

それは多様な人種や文化が集まっており、口約束やあいまいな内容はトラブルとなりますし、裁判沙汰になるケースが多いためです。

そのため、普段の会議や打ち合わせにおいても、契約書代わりに議事録を残しておくことで、海外の人とのトラブルを避ける効果があります。

ミスコミュニケーションをつぶしこむ

日本人がネイティブの英語を理解するのは相当難しいため、聞き間違いはつきものです。

そのためにも、議事録を作成する段階で、聞き間違えや解釈に相違がないかをしっかり確認するツールとしても重要です。

英語力を育てる絶好の機会

議事録を書くためには順序立てて、英語の議論を理解しなければいけません。

  • どんな意見が出たか
  • どういう結論になったのか
  • 誰が、いつまでに何をする必要があるのか

一生懸命、英語で聞き取りをし、また自分も発言しなければならないので、実践的な英語力を培うには最高のチャンスです。

積極的に議事録を書くことをお勧めします。

駐在王
駐在王

TOEICの勉強なんかよりも何百倍、英語の実力が上がるぞ!

もし、あなたが会議中に1回も発言できないなら

あなたの英語発達の真の原因は英語力ではなく英語で会話する羞恥心のせいかもしれません。

どれだけ英語を勉強しても、その羞恥心に打ち勝てないと真の英会話力は身に付きません。

(打ちっぱなしでは上手でも、コースに出るとうまく打てないゴルファーです)

その羞恥心を克服するためには1体1で外国人と会話する練習が必要です。

そのために、手軽なオンライン英会話をお勧めします。

▼参考記事:海外駐在員のためのDMM英会話のススメ【現役駐在員の結論】

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英語の議事録の書き方

議事録の書き方の順序

では、実際の議事録の書き方について解説しておきます。
この順序で書いていきます。

  • 議題
  • 会議日時、場所
  • 出席者
  • 会議の目的
  • 結論
  • 議事詳細
  • その他(次の会議)

議題(Subject)

何に関する議事録なのかを明確にします。

・Meeting minutes of the monthly steering committee board meeting on July.

・7月度経営役員会に関する議事録

・Meeting minutes of sales price for new lunched Whisky.

・次期型ウイスキーの販売値段に関する議事録

会議日時(date)と場所(place)

会議の日時を明確にします。日付⇒月⇒年で日時を示します。

・15th Sep, 2021 15:00-16:00

・2021年9月15日 15時~16時

・Meeting room #12 at Kimaguri Company

・きまぐりカンパニー会議室#12

出席者(Participants)

会社名、氏名、役職を明記します。

<Kimaguri Company>

・Kimaguri man(President)

・Kimaguri women(Manager of sales)

<Winery Kimaguri>

・Whiskey man(Head of plant)

会議の目的(Meeting Purpose)

何を議論する会議なのかを明確にします。

議事録では<To+動詞>で「~すること」を使うと簡潔に書くことができます。

・To report company profit result on June.

・6月度の経営実績報告

・To decide final sale price of new lunched Whisky

次期販売ウイスキーの販売値段の決定

結論(Meeting results)

会議の内容をダラダラ書かずに、決まった事実のみ簡潔に記載します。

・Following report was approved by board members.

  -Profit result on June

 -Investments for July

・以下報告内容について承認された。

 -6月度の採算内容

-7月度の投資内容

Decided the price is 20USD for new lunched Whisky.
・新販売のウィスキーは20ドルとすることを決定した。

議事詳細(Notes)

結論に基づいて、必要な議事内容の詳細を記入します。

宿題がある場合は、だれが、いつまでに、どうするのかを明記します。

〇〇 is to  動詞 by 日付 / Due date:日付「〇〇は××までに△△すること」の言い回しが便利です。

・President requested each department to reduce 20% of their investment.

・Each department is to inform what investment will be reduced to Accounting by 7th August.

・社長は各部署に対して20%の投資削減を要求した。

・各部署は20%の投資削減計画を経理部へ8/7までに報告すること。

Kimaguri san is to start negotiation with distributor which area we sell, Due date:End of Sep)

Wiskey san is to make concrete schedule of start of manufacturing of the Wiskley( Due date:10th Oct)

・きまぐりさんは、どのお店へウイスキーを売り込むか商社と交渉を始めること(納期;9月末)

・ウイスキーさんは製造開始の詳細計画を作ること(納期:10月10日)

その他(Others)

次回の会議日程などの情報について記載します。

・Next meeting will be held on 21st August.

・次の会議は8/21に行われます。

・President takes vacation for a year from tomorrow. Vice president takes over this project.

明日から社長は1年間休みます。副社長が当プロジェクトを引き継ぎます。

英語議事録の例文

実際の例文を見ながら、全体の流れをこちらで見てみましょう。

実際の議事録の例①7月度経営役員会に関する議事録

<日本語>

題名:

7月度経営役員会に関する議事録

会議日時:

2021年9月15日 15時~16時

場所:

きまぐりカンパニー会議室#12

出席者:

役員以上

会議の目的:

6月度の経営実績報告

結論:

以下報告内容について承認された。

 -6月度の採算内容

 -7月度の投資内容

議事詳細:

社長は各部署に対して20%の投資削減を要求した。

各部署は20%の投資削減計画を経理部へ8/7までに報告すること。

その他:

次の会議は8/21に行われます。

<英語>

Subject

Meeting minutes of the monthly steering committee board meeting on July

Date

15th Sep, 2021 15:00-16:00

Place

Meeting room #12 at Kimaguri Company

Participates:

Board members

Meeting Purpose

To report company profit result on June.

Meeting Results:

Following report was approved by board members

・Profit result on June

・Investments for July

Notes:

-President requested each department to reduce 20% of their investment.

-Each department to inform what investment will be reduced to Accounting by 7th August.

Others:

・Next meeting will be held on 21st August

実際の議事録の例②次期型ウイスキーの販売値段に関する議事録

こちらの例文では、実際にメールで議事録を送るイメージで記述しています。

<日本語>

題名:

次期型ウイスキーの販売値段に関する議事録

本日はお時間頂きましてありがとうございました。

議事録を送付しますので、不明点ございましたらご連絡下さい。

会議の目的:

次期型ウイスキーの販売値段の決定

会議日付:

2021年9月15日 15時~16時

場所:

きまぐりカンパニー会議室#12

出席者:

<Kimaguri Company>

・Kimaguri man(President)

・Kimaguri women(Manager of sales)

<Winery Kimaguri>

・Whisly man(Head of plant)

結論:

新販売のウィスキーは20ドルとすることを決定した。

議事詳細:

どのお店へウイスキーを売り込むか商社と交渉を始めること(担当:きまぐりさん、納期;9月末)

ウイスキーの製造開始の詳細計画を作ること(担当:ウィスキーマン、納期:10月10日)

その他:

明日から社長は1年間休みます。副社長が当プロジェクトを引き継ぎます。

以上、宜しくお願い致します。

<英語>

Subject:

Meeting minutes of sales price for new lunched Whisky

Dear all

Thank you for your time today on the meeting.

Here is the meeting minutes. If you have any question, please feel free to ask me.

Date:

15th Sep, 2021 15:00-16:00

Place:

Meeting room #12 at Kimaguri Company

Participates:

<Kimaguri Company>

・Kimaguri man(President)

・Kimaguri women(Manager of sales)

<Winery Kimaguri>

・Whisly man(Head of plant)

Meeting Purpose:

To decide final sale price of new lunched Whisky

Results:

Decided the price is 20USD for new lunched Whisky.

Notes:

Kimaguri san is to start negotiation with distributor which area we sell(Due date:End of Sep)

Wiskey san is to make concrete schedule of start of manufacturing of the Wiskley( Due date:10th Oct)

Others:

President takes vacation for a year from tomorrow. Vice president takes over this project.

Best regards.

会議前の自己紹介や、会議中にしっかり発言できてますか?

自己紹介も会議中もフレーズを頭に入れておけば、案外簡単に話すことができます。

しっかり予習・復習して、普段の業務を円滑しましょう。

▼参考記事
英語の会議で使えるフレーズ集+オンライン会議|年間1000回は英語会議をする僕のおすすめ
【海外赴任の挨拶】英語の自己紹介スピーチを例文付きで紹介

英語議事録のテンプレートを紹介

Subject: Meeting minutes of ()

Dear all

Thank you for your time today on the meeting.

Here is the meeting minutes. If you have any question, please feel free to ask me.

Date:

Place:

Participates:

Meeting purpose:

Results:

Notes:

Others:

Best regards

英語が心配な人へ

以上、英語での議事録の書き方を例文とテンプレート付きで解説しました。

今後海外駐在を目指す人、すでに海外駐在しているけど英語がうまく喋れない人は、オンライン英会話を始めてみませんか?

▼参考記事:海外駐在員はDMM英会話を始めよう【現役駐在員の結論】

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